¿Su departamento está abrumado por la gestión del estado del sistema?

Estudio de la marca Lexipol

Así es como una agencia facilitó las mudanzas

Por Courtney Levin, personal de EMS1 BrandFocus

Operar una estación de bomberos o una agencia de EMS significa que se debe considerar una inmensa cantidad de componentes en un momento dado. Desde el mantenimiento de equipos y vehículos hasta la capacitación continua de los socorristas, el éxito de un departamento depende de muchos factores.

Sin embargo, no importa qué tan organizado o tecnológicamente avanzado pueda ser un departamento, servir a la comunidad de uno de manera efectiva y eficiente solo puede ocurrir si los recursos están convenientemente ubicados y constantemente monitoreados. Esta evaluación continua de la cobertura de vehículos, o la gestión del estado del sistema, garantiza que los camiones de bomberos y las ambulancias estén posicionados estratégicamente para optimizar los tiempos de respuesta cuando entra una llamada.

A pesar de lo importante que es este proceso, a menudo lleva mucho tiempo. Muchos departamentos confían en las operaciones manuales para la gestión del estado del sistema, o los movimientos, que a veces requieren hasta 15 pulsaciones de teclas solo para mover un vehículo a una ubicación diferente.

Dependiendo de la agencia, es posible que los despachadores tengan que memorizar varias reglas para asegurarse de que están realizando traslados de acuerdo con los planes de la estación de bomberos y de la compañía de ambulancias. Las reglas de ascenso pueden incluso cambiar según la hora del día o depender de dónde se encuentren otros vehículos en un momento dado.

Todo este análisis a menudo se lleva a cabo mientras los despachadores responden simultáneamente llamadas de emergencia, lo que hace que sea demasiado fácil que ocurran errores. Para realizar cambios de manera más eficiente y precisa, algunos departamentos se están alejando de los procesos manuales en favor del software de gestión del estado del sistema.

El condado de Ventura, ubicado en el sur de California, es un centro de actividad de primeros auxilios. Con una población de aproximadamente 850.000 personas repartidas en 2.200 millas cuadradas, la gestión del estado del sistema es una tarea enorme.

"Despachamos a todos los departamentos de bomberos y todas las ambulancias dentro del condado", dijo Jordan Roberts, subgerente de comunicaciones contra incendios en el Departamento de Bomberos del Condado de Ventura.

Además de las 33 estaciones de bomberos en su departamento, el Departamento de Bomberos del Condado de Ventura también despacha ocho estaciones en Oxnard, seis estaciones en Ventura y una en Fillmore, además de trabajar en llamadas para la compañía privada de ambulancias AMR.

Roberts dice que la gestión del estado del sistema de ambulancias es uno de los mayores desafíos del departamento. Dividido entre las partes este y oeste del condado, el proceso incluye docenas de reglas de ascenso en seis páginas.

"Es bastante laborioso para nuestro despachador de estado hasta el punto en que tuvimos que crear un puesto de despachador completo que estuviera dedicado al estado de rendimiento", dijo.

Con una gran carga de trabajo, esta función implica escribir todo el día mientras las ambulancias se asignan a las llamadas y luego regresan al sistema después de dejar a los pacientes en los hospitales. También se consideran diferentes planes para varios batallones de bomberos, por lo que es imperativo que siempre se mantenga una cobertura mínima en todo el condado.

El FD del condado de Ventura oyó hablar por primera vez de Deccan International hace aproximadamente una década, pero no fue sino hasta los últimos años que los líderes vieron la oportunidad de pasar de un trabajo manual a un proceso más automatizado.

El software de gestión del estado del sistema de Deccan, LiveMUM, utiliza principalmente un modelo basado en datos, utilizando KPI departamentales, políticas operativas y un conjunto de algoritmos para ayudar a proyectar cuándo y dónde ocurrirá un incidente. Según estas predicciones, recomendará movimientos hacia arriba según sea necesario mientras equilibra la necesidad de que las unidades permanezcan donde están y eviten movimientos innecesarios.

Los departamentos que usan LiveMUM pueden completar los ascensos recomendados por el sistema usando un botón de confirmación y pueden ver un mapa de cobertura personalizado que ayuda a los despachadores a ver dónde están ubicadas todas las unidades.

Utilizando la versión más reciente de LiveMUM de Deccan, el FD del condado de Ventura pudo aligerar la carga colocada sobre el despachador de administración de estado del sistema. El proceso de implementación, sin embargo, fue cualquier cosa menos sencillo.

"Dijeron que podrían desarrollarlo para aplicar todas las reglas comerciales, lo que esencialmente consiste en tomar nuestros planes estáticos que ahora están en papel y desarrollar un algoritmo para eso", dijo Roberts. "Nuestro plan consistía prácticamente en reglas comerciales, por lo que tuvieron que hacer algunas modificaciones importantes para poder acomodar eso, lo que pudieron hacer".

Mientras Deccan trabajaba para adaptar su modelo basado en datos a los planes estáticos del FD del condado de Ventura, Roberts dice que enfrentó otros desafíos únicos.

Los cambios de liderazgo dentro del departamento, junto con los problemas derivados de la pandemia, dificultaron la implementación de LiveMUM. Asegurarse de que el nuevo software fuera compatible con los requisitos de TI y seguridad del condado también contribuyó a algunos retrasos.

El FD del condado de Ventura ahora está en camino de implementar el modelo basado en datos de LiveMUM para todos los despachadores, pero no sin una capacitación exhaustiva.

"Tenemos un entorno de entrenamiento que se está configurando en este momento y van a hacer algo de desarrollo en el entorno de entrenamiento", dijo Roberts. “Entonces vamos a comenzar un piloto en vivo en el próximo mes y medio más o menos”.

Aproximadamente el 75% de los despachadores en el condado de Ventura usan LiveMUM con regularidad, pero una vez que se introduzcan componentes adicionales, usar el sistema de software será un requisito. Roberts dice que, como con cualquier cosa nueva, algunos despachadores se muestran escépticos acerca de LiveMUM.

"Creo que la parte de la gestión de cambios es enorme", dijo, "por lo que debemos tener un plan bien estructurado para poder implementarlo y obtener la aceptación adecuada de los despachadores".

El plan del Departamento de Bomberos del condado de Ventura incluye no solo capacitar a los despachadores sobre cómo funciona LiveMUM según las reglas estáticas del departamento, sino que también destaca un próximo desarrollo utilizando su modelo basado en datos para proyectar dónde ocurrirá el próximo incidente y organizar los recursos de manera adecuada.

Una vez que los despachadores se sientan cómodos usando LiveMUM, Roberts tiene la esperanza de poder eliminar el puesto de estado y recuperar un despachador que tanto necesita.

"Después de que tengamos el modelo completo basado en datos, creo que es enorme para nosotros", dijo. "Realmente necesitamos otro despachador para los niveles mínimos de personal, y esto liberará a alguien para que pueda atender llamadas por teléfono o despachar por radio".

Si bien ha sido un proceso lento la implementación completa de LiveMUM, el FD del condado de Ventura ya está comenzando a ver los beneficios del uso del software. Su éxito, como el de todos los departamentos del país, está directamente relacionado con la gestión del estado de su sistema, y ​​el uso de LiveMUM está ayudando a los despachadores a realizar esta tarea con facilidad.

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Courtney Levin es líder de proyecto de contenido de marca para Lexipol, donde desarrolla contenido para la audiencia de seguridad pública, incluidas las fuerzas del orden público, bomberos, EMS y correccionales. Tiene una licenciatura en Comunicaciones de la Universidad Estatal de Sonoma y ha escrito profesionalmente desde 2016.